Office 2007中編輯商務(wù)郵件（一）

我們在工作中可能遇到過這樣的情況：需要向一群人發(fā)送內(nèi)容相同的文檔，但每份文檔的稱謂等各不相同。例如，要打印請貼、邀請函或信封之類。這類文檔的特點是文檔中的主要內(nèi)容相同，只有個別部分內(nèi)容不同。傳統(tǒng)做法則是每打印一張修改一次。雖然這樣也可以完成任務(wù)，但卻非常浪費時間，如果使用郵件合并功能，則可以非常輕松的做好這項工作。下面就為大家介紹如何使用郵件合并。

在創(chuàng)建郵件合并之前，首先需要建立一個主文檔，并在文檔中編排郵件的共性內(nèi)容。例如，套用信函中的寄信人地址或稱呼語。設(shè)置主文檔的操作方法如下：（1）啟動Word2007軟件，單擊“郵件”選項卡，在“開始郵件合并”工具組中單擊“開始郵件合并”按鈕，在打開的菜單中選擇“信函”選項。（2）隨后，即可將當(dāng)前文檔設(shè)置成主文檔。

將郵件不同的部分，例如多個收件人的姓名、地址等保存成另一個文檔，稱為數(shù)據(jù)源。將文檔連接到數(shù)據(jù)源的操作方法如下：（1）在“開始郵件合并”工具組中單擊“選擇收件人”按鈕，在打開的菜單中選擇“鍵入新列表”選項。（2）隨后，打開“新建地址列表”對話框，在列表框中將對應(yīng)項目的信息輸入完整。（3）單擊“新建條目”按鈕，新建一個條目并將信息輸入完整。（4）按照這樣的方法在“新建地址列表”對話框中建立多個條目，單擊“確定”按鈕。（5）打開“保存通訊錄”對話框，在文件名欄輸入文件名，單擊“確定”按鈕，即可將文檔連接到數(shù)據(jù)源?！　?/font>
　　如果用戶已經(jīng)建立了通訊地址列表文件，則可以省去前面的操作，直接單擊“選擇收件人”按鈕，在打開的菜單中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項，在打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框中選擇需要的通訊地址列表文件，然后單擊“確定”按鈕即可。