Office 2007中編輯商務(wù)郵件（三）

上次介紹了如何在Word中制作信封，下面接著介紹一下其他的知識?！?span lang="EN-US">     

插入合并域后需要預(yù)覽將收件人信息導(dǎo)入文檔中的結(jié)果，以確保所有的內(nèi)容都依照自己想要的方式排列，或則哪里需要修改，如果確認(rèn)無誤后，可以完成合并郵件。預(yù)覽并完成合并的操作方法如下：1、在“預(yù)覽結(jié)果”工具組中單擊“預(yù)覽結(jié)果”按鈕，即可預(yù)覽到將收件人信息導(dǎo)入文檔中的結(jié)果。2、在“完成”工具組中單擊“完成并合并”按鈕，在打開的菜單中選擇“編輯單個文檔”選項(xiàng)。3、打開“合并到新文檔”對話框，在打印記錄欄中選中“全部”單選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕。4、隨后，即可將主文檔與數(shù)據(jù)源合并，合并結(jié)果將輸入到新文檔中。

印制商務(wù)郵件在制作時，首先需要創(chuàng)建信件的主體文件，將地址、聯(lián)系人姓名等內(nèi)容著著。然后導(dǎo)入客戶資料，將不同類別的數(shù)據(jù)插入到主體文件的相應(yīng)空白處，最后合并到打印機(jī)進(jìn)行打印。

創(chuàng)建信件主體文件，首先制作信件的主體文件，具體的操作步驟如下。1、新建一個Word文檔，將其重命名為“印制商務(wù)郵件。2、在文檔中輸入郵件內(nèi)容。3、選中郵件正文文字，單擊“開始”選項(xiàng)卡，然后單擊“段落”右下角的小箭頭按鈕。4、彈出“段落”對話框，設(shè)置段前和段后的間距都為1行，單擊“確定”按鈕關(guān)閉窗口。5、接下來在郵件底部插入一個剪貼畫進(jìn)來裝飾點(diǎn)綴，單擊“插入”選項(xiàng)卡，然后單擊“插圖”工具組中的“剪貼畫”按鈕。6、在文檔右側(cè)顯示的“剪貼畫”窗格中輸入要搜索的關(guān)鍵詞，然后單擊“搜索”按鈕。7、在搜索出的剪貼畫中選擇一張圖片，然后將其拖動到文檔中。8、選中剪貼畫，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置圖片格式”選項(xiàng)。9、在彈出的“設(shè)置圖片格式”對話框中單擊“版式”選項(xiàng)卡，選擇環(huán)繞方式為“浮于文字上方”，單擊“確定”按鈕關(guān)閉窗口。10、縮小剪貼畫的大小，將其拖動到文檔的底部正中位置。11、到這里郵件的主體內(nèi)容就制作完成了，執(zhí)行“文件／保存”命令，保存文檔。12、建立客戶資料數(shù)據(jù)庫文件。

信件撰寫完成后，先進(jìn)行保存。然后新建一個Excel工作薄錄入客戶信息，具體的操作步驟如下。1、新建一個Excel文檔，將其重命名為“客戶數(shù)據(jù)庫”。2、在表格里輸入客戶資料，然后保存并關(guān)閉工作表。3、導(dǎo)入客戶資料數(shù)據(jù)庫文件。

客戶數(shù)據(jù)輸入完成后，先保存并關(guān)閉Excel文件，接著再啟動Word，將客戶數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Word中，具體的操作步驟如下。1、返回到Word文檔，單擊“郵件”選項(xiàng)卡，然后單擊“開始郵件合并”工具組中的“開始郵件合并”按鈕。2、在顯示的下拉列表中選擇“信函”選項(xiàng)。3、接著單擊“選擇收件人”按鈕。4、在彈出的下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)。5、彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框中，選擇前面制作的“客戶數(shù)據(jù)庫”工作表，然后單擊“打開”按鈕。6、接著系統(tǒng)會彈出“選擇表格”對話框，選中“Sheet1”，然后單擊“確定”按鈕。7、單擊“編輯收件人列表”按鈕，彈出“郵件合并收件人”對話框，選擇要進(jìn)行合并的客戶數(shù)據(jù)，選擇完成后單擊“確定”按鈕。
　　雖然信件在第一階段已經(jīng)建立，但是尚未加入個性化的客戶數(shù)據(jù)。接下來將客戶數(shù)據(jù)一一的導(dǎo)入到信件中，具體的操作步驟如下：1、將光標(biāo)定位到“收件人”后面，然后單擊“郵件”選項(xiàng)卡，單擊“編寫和插入域”工具組中的“插入合并域”按鈕。2、在彈出的下拉列表中選擇“公司”選項(xiàng)。3、將光標(biāo)插入到文本“親愛的”后面，單擊“編寫和插入域”工具組中的“插入合并域”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“姓名”選項(xiàng)。4、接著使用同樣的方法，再插入“職位”選項(xiàng)。5、返回到文檔中，單擊“預(yù)覽結(jié)果”工具組中的“預(yù)覽結(jié)果”按鈕。6、這時可以預(yù)覽到郵件合并完成后的效果。7、單擊“下一條記錄”按鈕，可以依次預(yù)覽每封郵件。
　 檢查信件無誤后，接著進(jìn)入合并打印，具體的操作步驟如下：1、單擊“郵件”選項(xiàng)卡，然后單擊“完成”工具組中的“完成并合并”按鈕，在顯示的下拉列表中選擇“打印文檔”選項(xiàng)。2、彈出“合并到打印機(jī)”對話框，選擇打印記錄的位置，選擇完成后單擊“確定”按鈕。3、在彈出的“打印”對話框中選擇打印機(jī)名稱，并設(shè)置相應(yīng)的打印屬性，設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕即可開始進(jìn)行打印。